Услуги по архивному хранению документации
Порядок уничтожения бухгалтерских документов
Бухгалтерские и налоговые документы организации, срок хранения которых уже истек, могут быть списаны и уничтожены.
Это, с одной стороны разгружает место в корпоративном архиве (если он есть), с другой – позволяет избавиться от случайной утечки информации, ведь за сохранностью ставших ненужными документов следят куда хуже. Архивный центр, оказывая весь комплекс услуг, связанных с организацией и оптимизацией документооборота, в числе прочего занимается и выведением из документооборота неактуальных устаревших бумаг.
При этом строго соблюдается порядок уничтожения документов:
- проводится экспертиза;
- составляется акт о выделении из общего массива документов тех, что уже не актуальны;
- неактуальные документы отделяются от остальных и уничтожаются (согласно установившемся порядку уничтожение документов производится на шредере);
- составляется акт об уничтожении.
Соблюдение правил списания и уничтожения гарантирует в будущем отсутствие проблем с налоговыми и проверяющими организациями и страхует от утечки информации.
Так или иначе, но порядок уничтожения документов – в основном бухгалтерских и налоговых – занятие трудоемкое, требующее времени и ряда организационных решений. Оценить, насколько тот или иной документ важен, стоит ли его сохранять, истек ли срок его хранения в архиве, подготовить документы к уничтожению (извлечь из дел, дополнительно проверить актуальность, в том числе – сроки последней их проверки соответствующими инстанциями) не под силу одному человеку.
Выделять же, как того и требует закон, группу специалистов (в том числе и архивариуса) оказывается под силу далеко не всем организациям.
Опыт архивного центра в работе с документами самых разных организаций, работающих в разных сферах, с разными бизнес-схемами будет как нельзя кстати. Специалисты центра знают, каков порядокуничтожения бухгалтерских документов, налоговых, кадровых, быстро разбираются в самых сложных схема документооборота и оценивают важность того или иного документа. Центр организует и доставкудокументов к месту уничтожения и собственно уничтожение. Промышленные шредеры, используемые нами, обеспечивают максимально возможные объемы уничтожения документов, с наивозможно доступной тщательностью.
Чаще всего к нашим услугам прибегают те организации, которые нуждаются в уничтожении бухгалтерских документов. Хранящиеся максимум 5 лет, документы бухгалтерского отдела составляют едва ли не большую часть всего массива бумаг компании – они занимают много места, потенциально – могут попасть в руки конкурентов и других сторонних лиц.
Просто так уничтожать бухгалтерские документы нельзя – даже по истечении срока хранения (для большинства бухгалтерских и части налоговых он составляет 5 лет) документ может быть важен.
Непосредственно перед уничтожением документы все же можно сохранять. Для этого вовсе не обязательно делать и копии – достаточно поместить и в электронный архив, где они будут всегда под рукой и не займут много места.